Organizar un evento puede parecer sencillo a primera vista, pero entre la logística, el alquiler del espacio, los proveedores y la comunicación, el presupuesto puede aumentar rápidamente. Ya sea una empresa, una marca o una institución, es fundamental entender cuánto cuesta organizar un evento para anticipar necesidades y garantizar el éxito del proyecto.

A continuación, una guía completa para estimar su presupuesto y optimizar cada partida de gasto.

Principales partidas de gasto en un presupuesto de eventos

1. Alquiler del espacio
Suele ser el gasto más importante. Según la ciudad, la capacidad, el prestigio y los servicios incluidos, los precios pueden variar desde 1.000 € hasta más de 50.000 € por día.

2. Técnica (sonido, iluminación, vídeo)
Para garantizar una atmósfera profesional e inmersiva, prevea un presupuesto de entre 2.000 € y 20.000 €, según la complejidad técnica.

3. Catering
¿Cóctel, buffet o cena sentada? El coste oscila entre 20 € y 150 € por persona, según el formato y el nivel deseado.

4. Animación e intervinientes
DJ, ponente, artista, presentador… Este apartado puede ir desde unos cientos de euros hasta varios miles, según la notoriedad.

5. Decoración y mobiliario
Para crear una atmósfera personalizada, considere un presupuesto entre 500 € y 5.000 €, o más en el caso de instalaciones a medida.

6. Comunicación e invitaciones
Diseño gráfico, redes sociales, campañas de email, regalos promocionales… Entre 1.000 € y 10.000 € según la estrategia definida.

7. Personal y logística
Recepción, seguridad, equipos técnicos: estos costes suelen representar entre el 10 % y el 20 % del presupuesto total.

Rangos de precios según el tipo de evento

• Pequeño evento interno (20–50 personas): 3.000 € a 10.000 €

• Evento corporativo medio (100–300 personas): 15.000 € a 60.000 €

• Lanzamiento de producto premium / gran evento público: 50.000 € a 200.000 € o más

Nuestros consejos para controlar su presupuesto

1. Defina sus prioridades
Pregúntese: ¿qué es imprescindible? ¿Dónde puede ser más flexible?

2. Confíe en una agencia de eventos
Una agencia le ahorra tiempo, negocia mejores tarifas y evita imprevistos.

3. Prevea un margen de seguridad
Añada un 10–15 % adicional a su presupuesto inicial para cubrir imprevistos.

4. Elija proveedores con experiencia
Un proveedor fiable reduce el estrés y garantiza una mejor calidad de servicio.

¿Desea organizar un evento a medida, perfectamente controlado y adaptado a su presupuesto?
Contacte con nuestra agencia de eventos. Le acompañamos en la concepción, planificación y ejecución de sus eventos con transparencia y creatividad.